Comment optimiser un planning d’infirmière libérale ?

Les infirmières libérales cumulent deux fonctions. En plus d’être des professionnelles de santé, elles doivent faire face à toutes les tâches qui incombent à un chef d’entreprise classique et ce, qu’elles exercent au sein d’un cabinet ou non. Il est facile de se sentir débordé quand on a une patientèle nombreuse car au-delà de l’aspect humain et des soins, il est impératif de ne pas mettre de côté tout l’administratif qui est associé à une entreprise. Comment optimiser son planning ? Cette question mérite d’être soulevée et surtout que l’on y apporte des réponses faciles à mettre en place pour changer le quotidien.

L’infirmière ou l’infirmier est avant tout une personne

Exercer un métier tourné vers les autres peut être une vocation, un sacerdoce, un souhait de longue date qui a poussé une personne à faire des études spécifiques d’infirmier. Cependant, il est primordial que le professionnel, n’oublie jamais qu’il doit prendre soin de lui aussi. Il n’est pas question d’égoïsme ou de paresse quand, au moment, de remplir son planning ; surtout si le professionnel exerce seul ; il bloque en premier lieu des jours de repos, afin de pouvoir souffler et prendre soin de lui et de ses proches ; ce qui est vital.

Quand on exerce à plusieurs au sein d’un cabinet, il convient de communiquer et de trouver des compromis pour qu’aucun des acteurs de santé ne se sente lésé vis-à-vis de ces moments de repos généralement bien mérités. Prendre du recul sur un métier qui peut être éprouvant tant au niveau des horaires, de la charge de travail, mais aussi de la charge psychologique car l’infirmier libéral est en première ligne en tant que professionnel de santé face à la maladie et à la souffrance est salutaire. Il ne faut donc pas hésiter à faire des coupures régulières pour se vider la tête (faire des sorties, passer du temps avec sa famille, faire du sport…).

Cela permet d’être en mesure de repartir en tournée en pleine possession de ses moyens physiques et psychologiques ; ce qui se ressent forcément au niveau de la patientèle.

Comment se faire aider quand on est un ou une infirmière exerçant en libéral ?

En matière d’outils informatiques et de logiciels, le secteur de la santé n’a pas été oublié et certains outils comme le logiciel IDEL ont vu le jour pour améliorer le quotidien des infirmières libérales notamment. Les formalités administratives, la télétransmission sont largement facilitées puisqu’elles peuvent s’effectuer directement depuis le domicile des clients, sans être obligé de rentrer au cabinet ou chez soi.

Certains proposent même des services annexes très intéressants notamment pour aider les professionnels de santé à optimiser leur planning de la journée et de la semaine, en tenant compte des imprévus susceptibles de venir se greffer. Une patientèle élargie est un atout pour une infirmière en libéral, mais il est important de proposer un accompagnement personnalisé aux personnes malades. Une gageure parfois.

Cela est rendu possible par la création de fiches clients ou encore la création, la modification de rendez-vous en ayant les informations nécessaires pour s’y rendre notamment les coordonnées des patients. Cela sera le cas, par exemple avec des logiciels qui se couplent parfois avec une application mobile qui se révèle utile lors des déplacements à domicile, puisque l’infirmière peut alors tout gérer depuis son smartphone, à chaque changement sur son planning.

Tâches administratives : un poste à ne pas négliger

Outre la facturation classique, la télétransmission fait également partie de la partie administrative que doit gérer tout professionnel de santé. Même si cela l’aide, il lui est quand même nécessaire d’y consacrer du temps. Il incombe aussi aux infirmiers libéraux de contacter des médecins, par exemple, pour une modification d’ordonnance ou encore faciliter la compréhension de certains écrits. Les mutuelles des patients n’ayant pas le même niveau de réactivité, au niveau des paiements, il convient également de devoir les appeler.

Après la facturation quotidienne ou hebdomadaire (ce qui est à privilégier plutôt qu’au mois, pour ne pas être débordé), il ne faut pas oublier non plus toutes les tâches comptables. Cela bien entendu doit s’envisager en plus des tournées et donc de journées qui souvent commencent très tôt et peuvent se finir parfois très tard.

S’il n’est pas possible de dégager un moment dans la journée pour s’atteler à cette tâche, il convient de dédier par exemple un après-midi dans la semaine pour effectuer tout ce qui a trait à l’administratif pour ne pas trouver cela trop chronophage et surtout ne rien oublier. L’organisation est donc de mise également pour ce poste pour ne pas devoir effectuer ce travail lors d’une journée de repos.

Organiser ses tournées quotidiennes

Les infirmiers et infirmières exerçant en libéral passent le plus clair de leur temps à se rendre au domicile de leurs patients. L’optimisation de ces tournées est corrélée à plusieurs critères dont il faut tenir compte car cela n’implique pas forcément la même organisation :

• Le fait d’exercer en milieu urbain ou à la campagne
• La possibilité de se répartir la tâche en fonction de certains créneaux horaires ou secteurs géographiques quand on a un ou plusieurs collègues
• Les contraintes qui peuvent exister en fonction de la pathologie des clients et de leurs besoins spécifiques.

En tenant compte de ces différents éléments, il faut arriver à mettre en place les choses suivantes afin d’alléger ou tout au moins optimiser au mieux les tournées que l’on effectue tous les jours.

Les soins sont des éléments cruciaux pour déterminer un planning

Comme dit précédemment, les besoins des patients sont tous différents car chaque a ses propres problèmes de santé. Certains soins peuvent être faits à n’importe quelle heure du jour, ce qui ne sera pas le cas de prises de sang par exemple qui, au regard des prescriptions médicales doivent être faites alors que le patient est à jeun.

Il est toujours préférable quand cela est possible de ne pas les faire attendre trop longtemps et donc de les prioriser dans le planning des tournées en tout début de matinée. Il en va de même pour les patients souffrant de diabète qui ont besoin de soins en priorité, par rapport à d’autres. La connaissance des pathologies et donc des besoins inhérents à chacune d’entre elles peut aider un ou une infirmière libérale à réserver des créneaux horaires spécifiques pour ce type de personnes.

En ayant cela en tête et même si cela entre en contradiction avec l’optimisation des secteurs géographiques d’intervention dont nous allons parler juste après, il est plus facile d’établir des priorités dans son planning du lendemain ou même de la semaine, quand on arrive à avoir les informations à temps.

Secteur géographique : bien le cerner pour faire des économies

Multiplier les secteurs géographiques a ceci de contraignant que l’infirmière exerçant en libéral passe au final plus de temps sur la route qu’auprès de sa patientèle. Les métiers de la santé sont souvent choisis parce que les personnes entendent aider les autres et leur consacrer du temps. Faire des allers et retours et des circuits en étoile est donc tout à fait contreproductif.

En ayant une connaissance accrue du secteur d’intervention ; qui peut être plus étendu en campagne qu’en ville, par exemple ; il est important de regrouper autant que faire se peut les interventions par zone ou à se les répartir avec un ou des collègues selon leur lieu de départ (leur domicile, par exemple ou le cabinet). Outre le temps gagné sur la route, les professionnels de santé peuvent ainsi faire de substantielles économies en termes de carburant, mais aussi d’usure du véhicule (point qui est rarement pris en compte).

Il ne faut pas oublier non plus l’énergie déployée pour se concentrer sur le trajet et donc la fatigue qui peut arriver plus vite en cours de journée alors que de nombreux autres rendez-vous sont prévus au domicile des patients. Ces derniers, en proie à la maladie et à la peur, parfois, doivent pouvoir compter sur un professionnel de santé souriant, rassurant et disponible ce qui est parfois rendu difficile par la tension et la fatigue.

Il ne faut pas oublier non plus qu’un planning mal agencé suppose aussi de devoir parfois passer moins de temps avec les patients ; même si l’acte médical en lui-même est court. Confrontés à la maladie, parfois âgés pour certains d’entre eux, le passage de l’infirmière constitue parfois le seul moment où les patients ont de la visite ou peuvent obtenir des renseignements complémentaires sur le comportement à tenir en fonction de leur maladie.

Donner des fourchettes horaires

Même si l’aspect humain compte pour beaucoup dans l’exercice de cette profession, il est important néanmoins que l’infirmière exerçant en libéral ait toujours à l’esprit qu’elle ne doit pas négliger sa propre santé et éviter d’avoir des pics de stress, toujours dans le but d’offrir le meilleur d’elle-même quand elle se déplace au domicile de ses patients. Ainsi, afin de s’éviter de stresser vis-à-vis d’un retard potentiel qui peut être induit par un soin précédent qui a pris plus de temps que d’ordinaire, un embouteillage ou des travaux sur la route, elle évitera de donner un horaire précis de visite, mais plutôt une fourchette d’intervention.

Cela lui donne une marge de manœuvre qui lui permet de gagner en sérénité, que le client ne s’impatiente pas et surtout ne puisse pas penser qu’elle est en retard (s’ensuit une mauvaise image de la professionnel : manque de rigueur etc…). Il sera ainsi plus possible de répondre à un imprévu, y compris avec la patientèle s’il faut venir intercaler, par exemple, une visite qui n’était pas initialement prévue ou encore composer avec une panne de voiture.